Hoe werkt de facturatie voor zakelijke bestellingen van glaswerk?

Goedemiddag! Even tussendoor, je hebt zojuist een bestelling geplaatst voor 150 bedrukte bierglazen voor je nieuwste festival.

De ontwerpen zijn perfect, de levering is snel geregeld. Maar dan komt de vraag: hoe zit het eigenlijk met de factuur?

Moet je eerst betalen of krijg je achteraf een rekening? En wat als je eenmanszaak bent, maar wel zakelijk wilt bestellen? Geen zorgen, dit is iets waar dagelijks veel ondernemers mee te maken krijgen.

De facturatie van bedrukbaar glaswerk en servies is vaak een stuk flexibeler dan je denkt, en begrijpen hoe het werkt, scheelt je een hoop hoofdpijn. Laten we even rustig de tijd nemen om dit uit te zoeken, net alsof je even bij me aan de keukentafel zit.

Hoe de facturatie in elkaar steekt: het verhaal achter de cijfers

Bijna elke groothandel of specialist in gepersonaliseerd glaswerk hanteert een andere manier van factureren.

Toch zijn er een paar vaste patronen die je vaak terugziet. De meest voorkomende is de vooruitbetaling. Je ontvangt een pro-forma factuur of een betaalverzoek zodra het ontwerp is goedgekeurd.

Zodra het bedrag op de rekening staat, gaan de machines aan voor het bedrukken van je glazen. Dit is gebruikelijk bij bestellingen onder een bepaald bedrag, bijvoorbeeld €250,-.

Het is veilig voor de leverancier en geeft jou de zekerheid dat je bestelling in productie gaat.

Een andere, zeer populaire optie voor vaste zakelijke klanten is betalen op rekening. Dit is het klassieke 'ik krijg de factuur en betaal binnen 14 of 30 dagen'. Leveranciers van glaswerk zoals glazen met logo of bedrukte serveerplanken bieden dit vaak aan na een eerste succesvolle transactie of bij een grotere orderwaarde. Je stuurt meestal je KVK-inschrijving en BTW-nummer op, en na een snelle kredietcheck (die vaak heel soepel verloopt) mag je op rekening bestellen.

Dit is ideaal voor je cashflow, want je kunt de glazen vaak al gebruiken voordat je daadwerkelijk betaalt. Voor de grotere jongens onder ons, met vaste inkooporders en een eigen inkoopsysteem, is de inkooporder (PO) de heilige graal.

Je stuurt de PO op, de leverancier bevestigt de order en factureert rechtstreeks op basis van die PO. Dit is de normaalste zaak van de wereld bij grotere horeca-ondernemingen of bedrijven die promotiemateriaal inkopen. De facturatie verloopt hierbij strikt volgens de interne procedures.

Tot slot is er de rembours-optie, hoewel dit steeds minder voorkomt.

Je betaalt pas bij aflevering van je bedrukte glazen. Handig als je geen vooruitbetaling wilt doen, maar vaak wel iets duurder.

De criteria: waar let je op voordat je op 'bestel' drukt?

Voordat je een order plaatst, is het slim om even door de algemene voorwaarden te scrollen, hoe saai dat ook is. De allerbelangrijkste vraag is: zijn de kosten voor het bedrukken inbegrepen? Soms zie je een prijs van €1,50 per glas, maar komt daar nog €0,30 per kleur en €50,- instelkosten bij.

Bij een bestelling van 200 glazen met twee kleuren, tikt dat flink aan. Vraag dus altijd een offerte aan die alle kosten inclusief BTW en eventuele instelkosten laat zien. Zo voorkom je vervelende verrassingen op de factuur en hoef je niet achteraf te informeren naar het annuleren van je bestelling bedrukt glaswerk.

Een ander cruciaal punt is de levertijd en wat er gebeurt als deze wordt overschreden.

Stel je voor: je hebt 500 bedrukte longdrinkglazen nodig voor een evenement over twee weken. De leverancier belooft het binnen 10 werkdagen te leveren. Wat als het 15 werkdagen duurt? Sommige bedrijven geven dan een korting op de factuur, anderen doen niet zo moeilijk.

Check dit van tevoren. Ook de afnamehoeveelheid is belangrijk.

Veel leveranciers van glaswerk hebben een minimum ordergrootte, bijvoorbeeld 48 of 100 stuks. Als je er maar 25 nodig hebt, kan dit de keuze voor een bepaalde leverancier onmogelijk maken. Wil je de kwaliteit eerst zien?

Je kunt eenvoudig samples bestellen van bedrukt glaswerk om de kwaliteit te testen.

Denk ook na over het type bedrukking. Gaat het om een simpele tampondruk op een bierglas of om een full-color print op een whiskeyfles? De techniek bepaalt mede de prijs en de betaalvoorwaarden. Bij complexe opdrachten (zoals keramiek bedrukken of full-color op glas) kan de leverancier een aanbetaling vragen, simpelweg omdat de materialen en het ontwerpwerk meer kosten. Wees hierop voorbereid.

De beste plekken om je bedrukte glazen te kopen: een overzicht

Laten we eens kijken naar een paar specifieke spelers in de markt van bedrukbaar servies en glaswerk. Dit zijn niet de allergrootste, maar juist de partijen die je als ondernemer echt verder helpen met persoonlijke service en duidelijke voorwaarden.

GlazenBedrukken.nl: de specialist met een helder verhaal

We bekijken GlazenBedrukken.nl, Promofarma en Glasheld. Dit is een echte topper voor wie houdt van duidelijkheid. Ze zijn gespecialiseerd in alles wat met glas te maken heeft: van bierglazen tot wijnflessen.

• Prijsindicatie: Een standaard bierglas (0,25L) met 1 kleur bedrukking vanaf €1,20 per stuk bij 100 stuken.
• Pluspunten: Snelle offertes (vaak binnen een uur), speciale kortingen bij grote aantallen, en een eigen ontwerpmodule die heel makkelijk werkt.
• Minpunten: Ze zijn iets duurder voor de allerkleinste orders (minder dan 50 stuks). De website kan soms wat druk overkomen.

Promofarma: de budgetvriendelijke keuze voor promotiemateriaal

Wat ze vooral goed doen is het transparant maken van de kosten.

Je vult online in hoeveel glazen je wilt, welk type en in welke kleur je wilt bedrukken, en je krijgt direct een indicatie. Hun minimum order is vaak 48 stuks, wat erg meevalt. Promofarma is de plek voor wie snel en voordelig promotieglazen nodig heeft. Ze zijn minder gericht op de horeca en meer op evenementen en bedrijven die massa's weggevertjes nodig hebben.

• Prijsindicatie: Shotglaasjes al vanaf €0,45 per stuk bij 500 stuks.
• Pluspunten: Extreem scherpe prijzen bij grote aantallen. Snelle levertijden (soms al binnen 5 werkdagen). Ze bieden vaak rembours of iDEAL aan.
• Minpunten: Minder service op maat. De bedrukking is vaak standaard en niet heel fijnmazig. Geen uitgebreide ontwerphulp.

Glasheld: de partner voor horeca en hoge kwaliteit

Denk aan simpele shotglaasjes of standaard longdrinkglazen. De kwaliteit is prima voor eenmalig gebruik, maar verwacht geen hoogglans premium glaswerk.

Voor de horeca-ondernemer die echt iets exclusiefs wil. Glasheld levert topkwaliteit glaswerk van merken als Riedel of Schott Zwiesel, en bedrukt dit met lasergravure of zeefdruk. Dit is de keuze voor je vaste menukaart of een exclusief evenement, waarbij ook een snelle levering van bedrukt glaswerk in de hele regio vaak haalbaar is. De facturatie verloopt hier soepel voor vaste klanten; na een eerste bestelling op rekening bestellen is vaak geen probleem.

• Prijsindicatie: Een Riedel wijnglas met lasergravure vanaf €4,50 per stuk (excl. instelkosten).
• Pluspunten: Sublieme kwaliteit glas. Lasergravure is onverwoestbaar en ziet er zeer luxe uit. Uitstekende nazorg en persoonlijk contact.
• Minpunten: Aanzienlijk duurder dan de concurrentie. Hogere instelkosten voor de gravure. Minimale afnames vaak hoger (100+ stuks).

De vergelijking: welke past bij jouw bedrijf?

Om het overzichtelijk te maken, zetten we de drie opties nog even naast elkaar. Het gaat er hierbij niet alleen om wat je betaalt, maar ook wat je krijgt voor dat geld en hoe de facturatie verloopt.

GlazenBedrukken.nl is de gouden middenweg. Als je een horecazaak runt en regelmatig bedrukte glazen nodig hebt (bijvoorbeeld voor je huismerk bier of een speciaal cocktailmenu), dan is dit je partner. De prijs-kwaliteitverhouding is top, en de service is persoonlijk genoeg om je op rekening